何をつくるか決まっていない状態で、システム開発は頼めるのか

システムを入れて楽にしたい。やりたいことは頭にある。でも、いざ開発会社に相談しようとすると手が止まる。

「で、何をつくりますか」と聞かれて答えられないからです。要件を文書にまとめようとしても、どこまで書けばいいのか分からない。そのまま数か月が経つ、という会社は珍しくありません。この記事では、なぜそこで止まるのかと、決まっていない段階から頼めるやり方について書きます。

発注する側が要件を書く前提になっています

システム開発の依頼は、たいてい「何をつくるか」が決まっているところから始まります。発注する側が仕様をまとめ、開発会社がそれを見積もって、つくる。教科書どおりの流れです。

この流れは、社内に情報システムの担当者がいる会社を想定しています。担当者が現場から要望を集め、優先順位を付け、システムの言葉に翻訳する。そういう人がいて、はじめて回る流れです。

ところが中小企業では、その役割の人がいません。業務を一番よく分かっているのは現場の方なのに、それをシステムの言葉に直せる人が社内にいない。ここで止まります。

相談の現場で、この止まり方は次のような形で表れます。

金額が大きく出るのには理由があります。何をつくるかが曖昧なとき、開発会社は安全側に見積もります。あとから「これも必要だった」となる分を最初から織り込むので、実際に必要な範囲より大きくなります。

要件が決まっていないこと自体が、金額を押し上げているわけです。

もうひとつの頼み方があります。仕様を渡すのではなく、何をつくるかを決めるところから一緒に進める形です。

具体的にはこう進みます。まず現場に来てもらい、実際の業務を見せます。どこに時間とお金がかかっているかを一緒に洗い出し、手を入れる場所を決める。そこから小さく動くものをつくって、現場で試す。合わなければ直す。

要件の文書は、この過程でできあがります。先に書く必要はありません。

先に大きな金額が出ることもありません。最初は小さく始めて、方向が定まってから関与を増やす形なので、試してから続けるかどうかを決められます。

こういうやり方は FDE（Forward Deployed Engineer）と呼ばれています。エンジニアが自社の机ではなく、お客様の現場に出て働くことを指します。近年よく聞くようになった言葉ですが、やっていること自体は目新しくありません。

「人が来て開発する」と聞くと、SES（客先常駐）を思い浮かべる方もいると思います。同じように人が来ますが、頼み方は違います。

どちらが優れているという話ではありません。仕様が固まった開発を大量に、確実に進めたい会社にとっては、SESの体制のほうが合っています。

分かれ目としていちばん実務的なのは「発注側に必要な人」です。社内に日々の指示を出せる担当者がいるなら、人を増やすほうが早いことがあります。逆に、そこを任せられる人がいない会社が人だけ増やすと、指示を出す側の負担で止まります。

発注する前の整理そのものについては、こちらにも書きました。

決まっていない段階から頼めるとはいえ、発注する側にも用意が要ります。とはいえ多くはありません。

逆に言えば、すべてお任せしたい、というご依頼には向きません。外の人間だけでは日々の業務の実態は分かりませんし、何を解くべきかも決められないからです。会議室で要件を聞くだけで済むなら、それは仕様が固まっているということで、通常の開発委託のほうが合っています。

グレジャーでは岡山を中心に、香川・広島・徳島・鳥取・兵庫も含めて、現場に入って何をつくるかを決めるところから、つくって定着させるところまでのご支援をしています。中小企業診断士が業務と数字の側から入るので、技術の話と経営の話を切り離さずに進められます。

見せていただいた結果、システムをつくらずに運用を変えるほうが早いと分かることもあります。その場合はそのようにお伝えします。まずは現状をお聞かせください。