Google Workspaceのプランと費用の考え方

Google Workspaceの料金を調べると、プランが3つ並んだ表が出てきます。ただ、その表を見ても「うちはどれでよいのか」はなかなか決まりません。金額の差だけを見ていると、あとで足りなくなったり、逆に使わない機能に払い続けたりします。プランの分かれ目がどこにあるのかと、ライセンス費だけを見ていると抜ける費用について書きます。

プランは3つでその差は主に3か所です

法人向けは、下からStarter、Standard、Plusの3つです。公式サイトに載っている1人あたりの月額は、2026年8月時点でそれぞれ800円、1,600円、2,500円となっています。金額は変わることがあるので、契約前に公式の料金ページで確かめてください。

差が出るのは、主に次の3か所です。

会議の人数で困る中小企業はあまり多くありません。実際に効いてくるのは、容量とAI機能のほうです。

多くの中小企業はStandardが基準になります

いちばん安いStarterで始めたくなりますが、30GBはメールと添付が積み上がると案外すぐに埋まります。写真や図面、動画を扱う会社なら、なおさらです。容量が足りなくなってから上げることはできますが、その頃には全員が使っている状態なので、切り替えの手間は最初より大きくなります。

もう一つがAI機能です。文書や表計算、会議の中で生成AIを使いたいなら、Standard以上が前提になります。この先どう使うかを考えると、ここで下のプランを選ぶ理由は少ないと思います。生成AIとの関係は生成AI時代にGoogle Workspaceを勧める理由に詳しく書きました。

そのため、ご相談ではStandardを基準にして、そこから上げ下げを考えることが多いです。

比べる相手はサービス同士ではありません

費用を検討するとき、他のサービスと月額を並べて比べがちです。ただ、実際に見るべきなのはいま同じ役割に払っているものの合計です。

社内のファイルサーバー、その保守、メールのホスティング、グループウェア、別で契約しているクラウドストレージ、オンライン会議のツール。これらがばらばらに契約されていることは珍しくありません。足し合わせてみると、思っていたより大きな金額になっていることがあります。

置き換えられるものがいくつあるかで、実質の負担はまったく変わります。単純に月額を足すのではなく、やめられるものを引いてから判断してください。どちらの基盤を選ぶかで迷っている場合は、中小企業のGoogle WorkspaceとMicrosoft 365の選び方もあわせてどうぞ。

ライセンス費以外にかかるものがあります

見落とされやすいのが、ここです。ライセンス費は分かりやすいので比較されますが、実際に負担になるのはむしろ次のほうです。

• 独自ドメインのメールを移す作業と、過去のメールやデータの引き継ぎ
• 誰がどのフォルダを見られるかという権限の設計
• 社員が使えるようになるまでの説明と、その間の問い合わせ対応
• 移行の期間、二重に払うことになるサービスの費用

このうち権限の設計は、後回しにすると厄介です。全員が全部見られる状態のまま運用を始めてしまうと、あとから絞るときに「今まで見えていたのに」という話になります。最初に決めておくほうが、結果的に楽です。

小さく試してから広げるのが確実です

最初から全員分を契約する必要はありません。無料で試せる期間がありますし、まず数人で始めて、実際の業務が回るかを確かめてから広げることができます。

順番としては、メールと予定表だけを移してみる、次にファイルの置き場所を移す、その後に業務アプリや生成AIの活用に進む、という進め方が無理がありません。全部を一度に切り替えようとすると、現場が止まります。

金額の話に戻ると、1人あたり月800円と1,600円の差は、10人の会社で年間9万6千円ほどです。この額を高いと見るか、容量の心配と将来のAI活用を買うと見るかは、会社の状況によります。ただ、後から上げる手間まで含めて考えると、最初にStandardを選んで困ることはあまりありません。

グレジャーでは岡山を中心に、香川県や広島県福山市も含めて、Google Workspaceの導入から社内への定着までをお手伝いしています。ライセンスの販売はしていないので、現状のままでよい場合はそうお伝えします。いまお使いのものと合わせて、どれが適しているかを一緒に整理できますので、まずは現状をお聞かせください。