Excelでの管理がそろそろ限界かもしれない、というご相談をよくいただきます。ただ、話を伺っていくと、本当に困っているのはExcelそのものではなく、その周りで毎週くり返している手作業であることがほとんどです。この記事では、限界のサインの見分け方と、次に何をするかの順番を整理します。

Excelが悪いわけではありません

「脱Excel」という言葉がよく使われますが、この言い方はいささか乱暴だと思っています。

Excelは、表を作る道具としては本当によくできています。思いついた形をその場で作れて、誰のパソコンにも入っていて、追加の費用もかかりません。中小企業の業務が回っているのは、Excelのおかげという面が確実にあります。

問題が起きるのは、Excelが「一時的に考えるための道具」から「業務の土台」に変わったときです。土台にするつもりで作られていないものを土台にしているので、あちこちに無理が出ます。無理の出方を知っておけば、いつ手を打つべきかが分かります。

限界のサインはファイルの重さではありません

よく言われるのは「ファイルが重くなったら」ですが、実際に危ないのは別のところです。次のどれかに当てはまったら、そろそろ考える時期です。

  • 毎週同じ加工をくり返している。データを取り出して、貼り付けて、並べ替えて、同じ形に整える
  • その人しか作れない。関数やマクロを組んだ人がいないと、誰も直せない
  • 同じファイルを複数人が触りたくなる。「最新版どれ？」が出はじめる
  • 過去が残らない。毎回上書きするので、去年の同じ時期と比べられない
  • 転記が発生している。システムから出したものを、人が別の表に入れ直している

このうち「毎週同じ加工をくり返している」と「過去が残らない」の2つで、いちばん静かに損をしています。忙しさに紛れて、問題として認識されないまま何年も続くからです。

毎週2時間以上かかっていた準備が30分ほどになった例

多店舗展開されている小売業をご支援したときの話です（内容は差し支えのない範囲に整えています）。

商品の追加発注や値下げ、店舗間の移動を、担当の方が毎週判断されていました。その判断材料をそろえるために、販売管理システムからデータを何度も取り出し、そこから判断用のExcelを毎週手で組み立てる、という作業が発生していました。準備だけで、毎週2時間以上です。しかも毎回上書きしていくので、去年の同じ時期と比べたくても実質的にできない状態でした。

ここに、既存システムから出てくるExcelをそのまま読み込んで、判断に必要な形に自動で組み立てる仕組みを用意しました。準備の時間は30分ほどになり、毎週のデータが自動的に積み上がるので、過去との比較もできるようになりました。

やめたのはExcelではなく毎週くり返していた手作業でした

この例で大事なのは、Excelを1枚もやめていないことです。

入力に使うのは、既存システムが出力するExcelのままです。出てくるものもExcelです。販売管理システムにも手を入れていません。変えたのは、その真ん中にあった「人が毎週同じ手順で組み立てる」という部分だけです。

困りごとの正体が「毎週くり返している手作業」なのであれば、そこだけを外側から解くことができます。既存のシステムを尊重したまま、その周りを整えるやり方なら、費用も期間も現場の負担も、桁がひとつ変わります。

もうひとつ副産物がありました。それまで判断の基準が担当の方ごとの経験と勘だったところに、共通の目印が入りました。人によって見方が違うこと自体は悪くありませんが、土台がそろっていないと議論もできません。手作業をなくすと、その先の話ができるようになります。

次の一手には4つの段階があります

Excelの次に進むとき、選択肢は大きく4つです。下にいくほど費用も期間も大きくなります。上から順に検討して、足りなければ次に進むのが安全です。

段階 やること 向いている場面
1. クラウドの表計算に移す 同じ表をそのままGoogleスプレッドシート等に置く 複数人で同時に触りたい、最新版がどれか分からない
2. 外付けで自動化する 既存の出力を読み込んで、加工や集計を自動化する 毎週同じ加工をくり返している
3. 業務アプリにする 入力・一覧・権限の形を持つ小さなアプリにする 入力の誤りを防ぎたい、履歴を残したい
4. パッケージや開発 業務ソフトを導入する、または作る 業務そのものを作り直す必要がある

多くの中小企業の困りごとは、1と2で相当なところまで解決します。3が必要になるのは、扱う人数が増えて入力の統制が要るようになってからです。

管理しているものによって限界の出方が違います

ただし、1と2で足りるという話には用途による例外があります。同じExcelの限界でも、何を管理しているかで崩れ方が変わり、効く手も変わります。ご相談の多い4つを並べます。

管理しているもの どこから崩れるか 効く段階
現場管理（工事・製造） 現場でその場に入力できず、実績が分かるのが翌日以降になる 3
案件管理（引き合いから受注まで） 担当ごとにファイルが分かれ、進み具合が横から見えない 1（人が増えたら3）
顧客管理 社名の表記がゆれて、同じ会社が別の行に増える 1のあと3
在庫管理 実地棚卸との差の出どころが追えず、締めのたびに合わせ込む 入出庫だけ3（本筋は4）

このなかで現場管理だけは、1と2では解決しません。クラウドの表計算に移しても加工を自動化しても、現場にいる方がその場で入力できないという肝心のところが変わらないからです。

この用途に限っては、1と2を飛ばして3に進むほうが早い場面があります。

顧客管理の表記ゆれは、起きてから直すのに手間がかかります。人が増える前に入力する形を決めておくほうが、結果として安く済みます。

本筋は基幹システムの見直し。ただし、順番があります

抜本的に直すなら、基幹システムそのものを見直すのがいちばん効きます。データが最初から使える形でたまり、手作業の多くが要らなくなります。そこを目指すこと自体は、正しい方向です。

ただ、基幹システムの入れ替えは費用も期間もかかります。それ以上に大きいのが、社内から出す人手です。何をどう変えるかを決められるのは現場の方だけで、その方は今の業務も抱えています。片手間にできる仕事ではありません。

そして検討している間も、現場は毎週回り続けます。

ですから、順番としてはこう考えています。まず目先の手作業を軽くして、時間を作る。その時間が、基幹システムをどうするかを考えるための余力になります。応急手当てで終わらせるのではなく、手当てで余力を作り、その余力で中長期の見直しを進める。この順で進めるのが、いちばん現実的だと感じています。

先に挙げた4段階でいえば、1と2は数週間から数か月の話、4は年単位の話です。時間の単位が違うものを、同じ土俵で比べる必要はありません。

どこに頼むとよいか自体で迷う場合は、発注先の型から整理できます。

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最後に、これはやめなくてよい、というものも書いておきます。

一度きりの試算、その場で考えるための下書き、少人数で完結していて誰も困っていない表。こうしたものは、Excelのままがいちばん速いです。全部を作り直す必要はありません。手を入れるのは、毎週くり返しているところ、その人しか触れないところ、過去が残らないところだけで十分です。

グレジャーでは岡山を中心に、こうしたExcel業務の棚卸しと、外付けでの自動化をお手伝いしています。いまの表をそのまま見せていただければ、どこから手を付けるとよいかをご一緒に整理します。まずは現状をお聞かせください。