中小企業が生成AIを使い始めるとき、最初に決めるとよい3つのこと

「生成AIを使ってみたいが、何から手を付ければよいか分からない」というご相談をよくいただきます。ツールの選定から入ると迷いやすいので、先に決めておくとよいことを3つに絞ってご紹介します。

1. まず「どの仕事の時間を減らしたいか」を決める

生成AIは万能の道具ではなく、向いている仕事と向いていない仕事があります。導入がうまくいっている会社は、ツールより先に「減らしたい時間」を決めています。

向き不向きは、おおよそこう分かれます。

共通しているのは、「ゼロから書く・まとめる」仕事は得意で、「正しさを保証する」仕事は苦手だということです。この線を先に引いておくと、期待のかけ方を間違えません。

週に何時間も費やしている定型的な文書作業がひとつでもあれば、そこが最初の候補になります。減らしたい時間が思いつかない場合は、直近1週間で「面倒だった」と感じた作業を思い出すところからでも構いません。

2. 入力してよい情報の線引きを決める

使い始める前に、社外のサービスに入力してよい情報の範囲を決めておくことをおすすめします。難しいルールは要りません。「顧客名・個人情報・未公開の数値は入れない」という一行から始めれば十分です。

線引きがないまま各自が使い始めると、後から「あの情報は入れてよかったのか」という確認に追われることになります。先に一行決めておくほうが、結果的に安心して使えます。もう少し踏み込んで決めておきたい場合は、こちらも参考にしてください。

情報セキュリティ生成AIの社内ルールをつくるとき、見落としやすいこと→

ここでよくいただくのが、無料版と有料版のどちらを使えばよいかという質問です。セミナーでも毎回出ます。答えは用途と人数によりますが、業務の情報を入れるなら法人向けの契約が前提だとお伝えしています。無料のアカウントは入力した内容の扱いが用途と合わないことがあり、会社としてどう使われているかも把握できません。逆に、公開されている情報を使って試すだけの段階なら、無料のままで十分です。

3. 試す人を絞って小さく始める

全社一斉に導入するより、まず2〜3人で1か月試すほうがうまくいきます。試す人は、役職よりも「新しい道具を面白がれるか」で選ぶとよいです。うまくいっている会社を見ると、若手とベテランを混ぜていることが多いです。操作に強い人と、業務の勘所が分かる人の両方が要るからです。

1か月の進め方は、だいたいこの順です。

• 1週目：決めた業務で、とにかく使ってみる。うまくいかない例も残しておく
• 2週目：うまくいった聞き方を、社内で共有する
• 3週目：よく使う指示の出し方を、短い文章にして揃える
• 4週目：続ける業務と、手でやったほうが早い業務を仕分ける

1か月試すと、「この作業には使える」「これは手で書いたほうが早い」という自社なりの感触が得られます。大事なのは、うまくいかなかった例も捨てずに残しておくことです。向いていない仕事が分かることも、同じくらい価値があります。

うまくいかないときによくある原因

支援の現場でよく見かけるつまずきは、次のようなものです。

• 目的を決めずにツールの契約から始めてしまい、使い道を探す状態になっている
• 最初から完璧な回答を期待して、「使えない」と判断するのが早すぎる
• 出力をそのまま使ってしまい、確認の習慣がないまま誤りが社外に出る

生成AIの出力は「たたき台」と考え、最後は人が確認して仕上げる。この前提を共有しておくだけで、多くのトラブルは防げます。

すでに導入したのに社内で使われていない、という段階であれば、その先の進め方はこちらに書いています。

生成AI活用生成AIを導入したのに社内で使われないとき→

小さく始めて、感触をつかむ

まとめると、最初に決めるのは「減らしたい時間」「入力の線引き」「試す人」の3つです。どれも大がかりな準備は要りません。ツールの比較に時間をかけるより、この3つを決めて1か月動かすほうが、自社に合うかどうかが早く分かります。

もうひとつ添えておくと、最初の1か月で劇的な成果を求めないほうがうまくいきます。狙うのは「使える道具だと分かる」ところまでで十分です。そこまで来れば、次に何を任せるかは現場から出てきます。

グレジャーでは岡山を中心に、生成AI活用の導入支援や社内研修をお手伝いしています。金融機関や商工会議所などでのセミナーや研修にも登壇しています。自社の場合はどこから始めるとよいか迷ったら、具体的な業務を伺いながら一緒に整理できますので、まずは現状をお聞かせください。